ARQUIVO DE DOCUMENTOS
Arquivo de qualquer tipo de ficheiro digital com indexação associada. Campos para indexação de documentos recebidos, expedidos ou produzidos internamente, compostos pelos principais dados da MIP – Metainformação para a Interoperabilidade. Séries de numeração independentes para geração do número único atribuído a cada documento. Multilingue e integração MSOffice para arquivo a partir de Word, Excel e Outlook.
ACESSO À INFORMAÇÃO
O utilizador apenas necessita do browser e de fazer login no SIGED para aceder à informação. O motor de pesquisa simples ou avançada devolve rapidamente a lista de resultados que responde aos critérios de busca do utilizador. Apenas são visíveis os documentos de acordo com o nível de confidencialidade ou áreas de acesso restrito a que o utilizador está associado.
FLUXOS DOCUMENTAIS
O motor de workflow do SIGED permite desenhar fluxos documentais que refletem os processos de negócio da organização. Todo o documento encaminhado para um (ou mais do que um) circuito ad-hoc ou pré-definido, tem informação sobre a sua localização, por quem passou, datas e horas e comentários dos utilizadores. Alertas por Email notificam os utilizadores de documentos pendentes para tratamento. Não há documentos perdidos.
GESTÃO DE PROCESSOS
Documentos são associados entre si sob a forma de um Processo. Informação útil pode ser extraída pelos gestores relativa a cada processo, nomeadamente se o processo está aberto ou encerrado, se este tem documentos associados ainda em circulação em fluxos não concluídos, onde se encontram esses documentos, a duração desse processo, ou há quantos dias está inativo.
DIGITALIZAÇÃO E INDEXAÇÃO AUTOMÁTICA
Documentos recebidos pelo expediente podem ser digitalizados em qualquer scanner, multifunções ou fotocopiadora de rede e capturados automaticamente pelo SIGED, acelerando o processo de desmaterialização da documentação. Documentação estruturada ou semiestruturada, como formulários ou faturas, podem ser capturados e o seu conteúdo extraído automaticamente para campos específicos, criados no SIGED para receber essa informação.
ARQUIVO DE EMAILS
Monitorizar caixas de Email, permite capturar emails e respetivos anexos, automatizando o processo de arquivo e indexação. Pelo email recebido é possível atribuir automaticamente uma tipologia documental ao documento recebido e encaminhado para um fluxo documental pré-definido. Se o email do remetente for encontrado na lista de entidades o documento á automaticamente associado a essa entidade. Já pensou que basta dizer aos seus fornecedores para enviar todas as faturas para um endereço de Email, que o SIGED faz o resto?
CONFIDENCIALIDADE
Níveis de acesso são atribuídos ao utilizador para definição de permissões de arquivo, alteração, consulta e eliminação de documentos por repositório. Cada utilizador está associado a uma ou mais áreas de acesso restrito; apenas acederá a documentos associados a essas áreas.
CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE
Importação do Plano de Classificação da organização com respetivos prazos de retenção da documentação em cada uma das fases de arquivo. Gestão automática do ciclo de vida do documento entre as fases corrente e intermédio/definitivo, com indicação de destino final (conservação permanente ou eliminação).
RELATÓRIOS DE PRODUÇÃO
Diversos relatórios de produção, alguns gráficos, informam os gestores da organização acerca das métricas relacionadas com o tratamento dos processos, tempos médios, utilizadores com mais pendentes, entre outros, permitindo tomar decisões sustentadas acerca do funcionamento da organização.